با توجه به زمان های محدود اردو و برنامه هایی که بنا داریم داخل اردو اجرا کنیم، این که گروه فرهنگی بخواهد جلسات جداگانه ای را هر شب و یا یک در میان برگزار کنند بسیار سخت خواهد بود و در نهایت یا جلسات گروه فرهنگی ناقص می شوند و ضربه می خورد و یا بچه های فرهنگی از سایر برنامه های گروهی داخل اردو جدا می شوند.
از طرفی لازم است که بچه های فرهنگی مدام کارهایشان را با هم هماهنگ کنند. بنابراین بهترین راه حل همان کاری است که در اردوی نوروز 85 گاه به گاه تجربه شد و آن هم برگزاری جلسات در خود مدرسه است.
بدین ترتیب باید تمام برنامه های داخل مدرسه تا یکی دو ساعت قبل از رسیدن سرویس تعطیل شود. و در همین فرصت یکی دو ساعته جلسه هماهنگی و گزارش دهی برگزار شود.
